Chẳng phải ngẫu nhiên mà người ta gọi công việc văn phòng là công việc bàn giấy. Hàng ngày bạn đối mặt với vô số loại tài liệu in trên giấy, từ hợp đồng, báo cáo đến các quyết định và văn bản hành chính khác. Làm thế nào để tiết kiệm giấy in là vấn đề khiến nhiều người đau đầu. ABC sẽ gợi ý cho bạn một vài cách chống hao phí giấy đơn giản, có thể áp dụng ngay trong bài viết dưới đây.
Vì sao cần tiết kiệm giấy in, giấy photocopy?
Mặc dù giấy in giá thành khá rẻ, chỉ vài trăm đồng một tờ, tuy nhiên nếu nhiều người trong văn phòng, trong công ty lạm dụng điều đó sẽ tạo nên một lượng giấy khổng lồ, không những tốn chi phí của công ty mà còn ảnh hưởng đến môi trường. Bên cạnh đó nếu ta tiết kiệm giấy in sẽ có những lợi ích dưới đây:
- Tiết kiệm diện tích lưu trữ: Hãy in các tài liệu thật cần thiết và số hóa thông tin giúp bạn thoát khỏi tình trạng bàn làm việc bừa bộn, ngột ngạt với những chồng giấy tờ cao ngất ngưởng. Đối với những công ty có diện tích mặt sàn khiêm tốn, tiết kiệm giấy in là thêm không gian làm việc. Không gian có thoáng đãng thì bạn mới thoải mái đầu óc và dễ nảy sinh ý tưởng sáng tạo.
Tiết kiệm giấy giúp bạn giảm thiểu một phần chi phí vận hành cho công ty
- Giúp thanh lọc không khí trong văn phòng: Lưu trữ quá nhiều giấy tờ dễ tạo môi trường thuận lợi cho các loại nấm mốc, mối mọt và các loại vi khuẩn có hại phát triển. Do đó tiết kiệm giấy in và giữ cho tủ bảo quản, lưu trữ hồ sơ luôn thông thoáng sẽ giúp văn phòng luôn sạch đẹp.
- Bảo vệ môi trường: Giấy in, giấy photocopy được làm từ gỗ, đây là kiến thức phổ thông quen thuộc với tất cả mọi người. Do đó tiết kiệm giấy in cũng đồng nghĩa với giảm thải số lượng cây xanh bị chặt bỏ để phục vụ cho ngành công nghiệp làm giấy. Tăng số lượng cây xanh, sự đa dạng của hệ sinh thái sẽ được bảo tồn và góp phần lọc ô nhiễm không khí, để chúng ta được sống trong môi trường xanh – sạch mỗi ngày.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách cài tất cả các loại máy in cho Macbook
Mẹo tiết kiệm giấy in vẫn cho hiệu suất công việc cao
In hoặc photocopy hai mặt
Việc in hay photocopy hai mặt thực tế không làm bạn đọc chậm đi hay ảnh hưởng đến trải nghiệm thị giác của bạn, mà còn giúp tiết kiệm giấy in đáng kể trong văn phòng. Đối với những tài liệu không quá quan trọng hoặc một số loại tài liệu nội bộ không đặt nặng vấn đề trình bày, bạn hoàn toàn có thể chọn cách in, photocopy hai mặt.
Hãy chọn tính năng in 2 mặt (được khoanh đỏ trên hình) để máy tự động in hai mặt
Hiện nay nhiều loại máy in đã có chế độ in hai mặt tự động (tự động lật ngược mặt giấy để in) nên bạn có thể rảnh tay lo các công việc khác. Bạn cũng không cần lo lắng về việc máy in nhanh hỏng hơn khi phải thực hiện thêm tác vụ này, hay tốc độ in bị chậm vì công nghệ của máy hoàn toàn có thể đảm đương tốt chức năng.
Xem thêm: Những dụng cụ văn phòng cần thiết dành cho bạn
Điều chỉnh định dạng file trước khi in
Các định dạng file này bao gồm: khoảng cách giữa các dòng và các đoạn, kích thước phông chữ, khoảng cách căn lề,… Đối với những tài liệu mang tính chất tư liệu tham khảo, bạn có thể chọn căn lề hẹp (Narrow) và tùy chỉnh diện tích lề sao tiết kiệm giấy in nhất. Việc căn lề hẹp có thể giảm đến 20% số lượng giấy cần in, và đương nhiên – nhìn một tập tài liệu mỏng, bao giờ bạn cũng đỡ “oải” hơn khi đọc.
Với định dạng khoảng cách, bạn nên chọn dòng đơn thay vì mặc định 1.15 của MS Word. Định dạng này đảm bảo tài liệu không bị rối và mắt vẫn cảm giác dễ chịu khi đọc, nếu hẹp hơn nữa có thể khiến trang giấy bị “dày đặc”. Đối với phông chữ, bạn có thể vẫn để phông Times New Roman mặc định, chỉ giảm đi 1 size là tiết kiệm giấy in hiệu quả.
Sử dụng chức năng in thử
Có khi bạn cần phải in tài liệu số lượng lớn, và nếu chẳng may trên tài liệu có một lỗi nào đó bị in ra hàng loạt thì thật là một “thảm họa”. Chính vì vậy bạn cần đến tính năng in thử. Hãy thử một bản trước rồi soát lại thật kỹ trước khi tiến hành in hàng loạt. Với bản in thử này bạn có thể giảm đáng kể thời gian chỉnh sửa, được đánh giá là chuyên nghiệp trong công việc và đương nhiên – tiết kiệm giấy in cần xử lý.
Việc sử dụng tính năng in thử, sau đó photocopy lại bản hoàn thiện cũng giúp bạn chuẩn bị tài liệu nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Để vào chức năng in thử, hãy chọn số lượng bản Copies là 1
Xem thêm: Bạn đã biết cách đóng dấu chuẩn trên từng loại văn bản chưa?
Ngoài ra còn một tips khác dành cho tài liệu dài: nếu tập tài liệu dài hàng trăm trang thì bạn có thể khó bao quát hết, dẫn đến tình trạng có trang chỉ có vài dòng – hoàn toàn không tiết kiệm giấy in chút nào. Đó là lúc bạn cần tính năng xem thử trước khi in. Nếu phát hiện ra khoảng trắng trên trang quá nhiều, hãy rút ngắn nó lại bằng cách chỉnh sửa nội dung hoặc căn lại lề.
Hãy điều chỉnh thanh thu phóng kích thước để xem cùng lúc nhiều trang trên tài liệu
Tái chế giấy in, giấy photocopy đã sử dụng
Đối với những tài liệu in hay photocopy một mặt, sau khi đã sử dụng xong bạn đừng vội vứt bỏ đi. Hãy lưu trữ chúng ở nơi khô ráo thoáng mát để giấy không bị hư hại, và tiết kiệm giấy in bằng cách tái chế chúng trong in ấn, photocopy những tài liệu không quá quan trọng và không đặt nặng về trình bày, hoặc các bản tài liệu in thử.
Ngoài ra bạn cũng có thể tiết kiệm giấy in đã dùng khi sử dụng chúng cho mục đích khác như ghi chú nhanh, phác thảo ý tưởng trong các cuộc họp nhóm, đóng thành một quyển sổ nháp, hoặc cắt nhỏ để giấy đóng vai trò như xốp chống sốc cho đồ đạc nếu cần di chuyển đồ.
Xem thêm: Bật mí phương pháp đánh bay ngay stress công việc dành cho bạn
Thường xuyên bảo dưỡng máy in, máy photocopy
Sau một thời gian sử dụng, máy in, máy photocopy không được bảo dưỡng sẽ dễ bị khô dầu, chậm tốc độ, dễ bị kẹt giấy, bị hết mực khiến chữ in bị mờ nhòe hoặc loang màu giấy in gây lãng phí giấy. Do đó bạn nên thường xuyên bảo dưỡng máy (thời gian theo khuyến cáo trên hướng dẫn sử dụng đi kèm), nhất là chọn loại mực in, giấy in có chất lượng tốt và đặt máy ở nơi khô ráo, sạch sẽ.
Máy in, máy photocopy chạy mượt sẽ tiết kiệm giấy in đáng kể
Đặt hạn mức in để kiểm soát giấy in
Bạn có thể sử dụng chức năng counter trên máy in và máy photocopy để kiểm soát lượng giấy sử dụng. Trên các thiết lập máy photocopy và máy in thường có sẵn nút counter, bạn căn cứ vào khổ giấy để xác định thông số counter này:
- Với khổ giấy A4/A5: counter theo tỉ lệ 1:1 (một mặt trên một mặt). Khi thấy thông số 1/1 hiện trên màn hình, tức là bạn đang in hoặc photocopy 1 mặt giấy, máy cũng đếm 1 mặt giấy.
- Với khổ A3: counter theo tỉ lệ 2:1 (hai mặt trên một mặt). Tức là khi in hoặc photocopy một tờ giấy khổ A3, máy sẽ đếm là 2 mặt.
Việc đặt định mức này giúp bạn tiết kiệm giấy in hoặc photocopy hiệu quả hơn hẳn so với canh đếm từng trang. Ngoài ra bạn cũng có thể đặt mục lục cho các trang trong tài liệu để kiểm soát, nhưng cách này có nhược điểm không tính toán được số giấy bị kẹt hoặc lỗi trong quá trình in hay photo.
Mẹo tiết kiệm giấy in trong Excel và Powerpoint
Đối với Excel:
- Chọn tính năng “Fit to Page” khi in. Văn bản sẽ được tự động căn chỉnh tối ưu nhất trong 1 trang.
- Chọn “Xem trước bản in” tương tự như MS Word để hạn chế lãng phí dòng cột không cần thiết sang trang mới, cũng như chọn in bảng dọc (Portrait Mode) hoặc ngang (Landscape Mode) tùy theo nội dung sao cho tiết kiệm giấy in nhất.
Lưu các lựa chọn như được khoanh đỏ trên hình trước khi in
Đối với Powerpoint:
Bạn chọn chế độ in “Handouts” thay vì “Slides” nếu không cần ghi chú nhiều trên tài liệu. Với “Handouts” bạn được tùy chọn số lượng trang hiển thị trên giấy, sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều so với “Full Page Slides” chỉ hiển thị 1 Slide trên 1 mặt giấy.
Chế độ “Handouts” cho bạn cái nhìn tổng quan về tài liệu nhanh hơn chế độ “Slides”
Lưu trữ giấy in, giấy photocopy đúng cách
Đối với giấy đã sử dụng và có thể tái chế, bạn nên lập tủ hồ sơ riêng để lưu trữ giấy, và phân loại bằng các cặp hay kẹp tài liệu, các loại bìa lá,… để vừa gọn gàng ngăn nắp, vừa dễ tìm kiếm và hạn chế mối mọt, cũng như tránh làm giấy ẩm mốc, mủn mòn giấy dễ bị kẹt trong máy in, máy photocopy và nhòe mực khi in ấn.
Đối với giấy mới, bạn nên để nguyên trong bao bì đựng ban đầu, chỉ mở đầu bao bì để rút giấy, và cũng để trong tủ hồ sơ sạch sẽ, khô ráo, thoáng mát.
Xem thêm: Mẹo sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học cho dân văn phòng
Tại ABC, bạn có thể an tâm về độ dai, độ bám mực và mịn màng của giấy in
Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên mua giấy ở đâu đảm bảo chất lượng với mức giá phải chăng, bạn có thể tham khảo ABC. Tại ABC luôn có sẵn giấy in, giấy photocopy đến từ những thương hiệu nổi tiếng, quen thuộc như Double A, PaperOne, Supreme,… chính hãng, chi phí hợp lý cùng những ưu đãi hấp dẫn dành cho khách hàng thân thiết và khách hàng đặt số lượng lớn.
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
- Mách bạn cách khắc phục bút bi tắc mực đơn giản
- Trọn bộ bí kíp gõ máy tính siêu nhanh cho dân văn phòng
- Cách làm hộp đựng bút handmade dễ thương, độc đáo tại nhà
