Tạo và tuân theo thời gian biểu, lịch làm việc là cách tốt nhất để quản lý thời gian. Trên thực tế, bạn chỉ có 24h trong một ngày và bạn không thể tận dụng tối đa thời gian này nếu không có một lịch trình cụ thể. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách lập thời gian biểu và lịch làm việc đơn giản mà hiệu quả. Hãy để Văn phòng phẩm ABC hướng dẫn bạn nhé!
Tại sao nên lập thời gian biểu, lịch làm việc?
Thời gian biểu hàng ngày của bạn là một bản kế hoạch chi tiết mà bạn vạch ra để bạn đi đúng hướng và tận dụng được tốt đa thời gian của mình. Và bảo rằng bạn sẽ hoàn thành mọi thứ mình muốn mà còn giúp tăng năng suất của bạn. Dưới đây là một vài lợi ích mà thời gian biểu mang lại cuộc sống tích cực hơn cho bạn.
Tầm quan trọng của việc lập thời gian biểu
- Hình thành thói quen: Khi bạn tạo và tuân theo một lịch làm việc nhất định tức là bạn đang hình thành cho mình một thói quen. Bạn sẽ dần thích nghi theo một khuôn khổ, kỷ luật và nề nếp hơn trong cuộc sống.
- Có lợi cho sức khỏe tinh thần và thể chất: Đây có lẽ là điều mà nhiều người quan tâm nhất. Bạn không thể hoàn thành công việc khi không có một sức khỏe tốt. Thời gian biểu là cách giúp bạn cân bằng cuộc sống và công việc.
- Tiết kiệm thời gian: Thời gian là một tài nguyên quý giá nhất của bạn. Khi bạn có một lịch trình nhất quán, bạn sử dụng thời gian hiệu quả không để trôi đi một cách lãng phí và để bản thân bị sao nhãn bởi các hoạt động vô bổ như mạng xã hội.
- Chủ động công việc: Xây dựng một lịch làm việc hợp lý, công việc được giải quyết theo trình tự và đảm bảo được tiến độ, công việc không còn bị tồn động.
Xem thêm: Học cách quản lý và phân bổ công việc hiệu quả
Hướng dẫn cách lập thời gian biểu và lịch làm việc đơn giản.
Lên ý tưởng cho lịch trình công việc.
Xác định thời gian cho các hoạt động thường ngày:
Việc đầu tiên để tạo ra một thời gian biểu, lịch làm việc hoàn hảo đó là xác định thời gian chính xác các hoạt động trong một ngày, tuần của bạn diễn ra như thế nào. Cách kiểm kê thời gian nhất, hãy ghi lại hoặc sử dụng công cụ hỗ trợ như TimeDoctor hoặc Toggl.
Xác định thời gian cho từng hoạt động diễn ra trong ngày
Nên theo dõi thói quen của bạn trong suốt một tuần để bạn có thể ước tính chính xác lượng thời gian bạn nên dành cho các công việc cụ thể. Ngoài ra, bạn còn có thể tìm được cách để bạn làm việc năng suất hơn. Ví dụ như trước đây, bạn có thể đã dành 10 giờ để chơi điện tử thì bây giờ bạn sẽ tiết chế, thay vào đó là học hoặc làm việc.
Xem thêm: Mẹo ghi nhớ lâu giúp dân văn phòng trị bệnh “não cá vàng”
Viết ra những thứ cần làm trong một ngày, tuần.
Tiếp đến, bạn nên ghi ra danh sách công việc cần thực hiện ra một trang giấy trắng. Sau đó bạn phân bổ thời gian đi kèm cho các nhiệm vụ ví dụ như 8:30 a.m – check mail. Mục đích là để bạn sắp xếp và thống kê được công việc, đảm bảo bạn sẽ không quên bất cứ điều gì.
Lập danh sách công việc bằng cách tạo bảng hoặc liệt kê.
Nên chọn hình thức nào để lập thời gian biểu hợp lý?
Nếu bạn là người khéo tay và thích sáng tạo, bạn có thể bắt đầu thiết kế thời gian biểu trên trang giấy trắng bằng cách tạo bảng hoặc liệt kê dưới dạng to-do list. Hoặc sử dụng các ứng dụng có sẵn các mẫu timetable và bạn chỉ cần điền nội dung. Khi bạn tìm thấy phương pháp phù hợp, bạn sẽ có hứng thú hơn với việc lập thời gian biểu và duy trì nó.
Mỗi hình thức làm thời gian biểu đều có một ưu và nhược điểm khác nhau. Nếu như tạo bảng thích hợp cho bạn bạn lêm ý tưởng, định hướng được công việc trong tuần thì với dạng liệt kê sẽ tiện cho bạn theo dõi trong ngày và bạn có thể đánh dấu khi đã hoàn thành xong một nhiệm vụ để mang lại cho bạn cảm giác tiến bộ.
Xem thêm: HOT: Làm sao để trở thành nhân viên toàn cầu được các công ty săn đón?
Gán các nhiệm vụ quan trọng.
Biết ưu tiên nhiệm vụ quan trọng là cách quản lý thời gian thành công
Sau khi đã lựa chọn được mẫu thời gian biểu phù hợp, bắt đầu điền vào lịch trình của bạn với nhiệm vụ quan trọng nhất. Cách để thu hút sự chú ý đến các nhiệm vụ cần ưu tiên là vẽ dấu hoa thị, gạch dưới hoặc tô highlight. Ví dụ như bạn là người làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, hãy lên lịch cho các công việc ấy được hoàn thành nhanh nhất trước giờ trưa. Tuy nhiên cũng không nên ép bản thân, vô hình dung sẽ tạo nên áp lực. Tiếp đến, bạn chia nhỏ thời gian cho các hoạt động khác như đi shopping, trồng cây,…
Lên nội dung chi tiết ghi nhớ chính xác những gì bạn cần làm.
Ghi các nội dung hoạt động một cách chi tiết
Lưu ý khi điền vào thời gian biểu, nên bao gồm các thông tin cụ thể để bạn không quên. Nếu bạn chỉ ghi nhanh như “Học bài” hay “Họp”, bạn sẽ không thể nhớ được là mình sẽ cần phải học môn gì hay họp về nội dung gì để chuẩn bị trước. Thay vào đó, nếu học bài ghi rõ các môn học, điều bạn muốn đạt được sau giờ học đó. Còn nếu bạn phải tham gia cuộc họp hãy bao gồm thời gian, địa điểm, nội dung mà cuộc họp hướng tới.
Bên cạnh đó nên bao gồm cả thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho từng nhiệm vụ. Đó cũng là cách bạn thúc đẩy bản thân luôn luôn tập trung và hoàn thành đúng giờ.
Đừng quên dành một khoảng thời gian để nghỉ ngơi.
“Tại sao nên có khoảng thời gian nghỉ giải lao giữa các giờ làm việc?” Có một sự thật đó là con người không có khả năng tập trung khi làm việc liên tục. Việc không nghỉ giải lao đi kèm với các tác động tiêu cực khác như mệt mỏi, ảnh hưởng mắt,…Nếu bạn hoàn thành công việc nhiều hơn, bạn cần biết cách phân chia thời gian nghỉ ngơi trong ngày, tốt nhất là nên để 5-10 phút giải lao sau khi hoàn thành một công việc.
Như vậy, văn phòng phẩm ABC đã hướng dẫn bạn cách lập thời gian biểu và lịch làm việc đơn giản mà hiệu quả để bạn có thể áp dụng. Hy vọng rằng nhờ có thời gian biểu mà bạn có thể cân bằng được cuộc sống và công việc luôn đạt năng suất cao nhất.
Một số thông tin hữu ích bạn cần biết:
